对于刚刚进入职场或转行的新手而言，工作中难免会遇到一些困惑。手忙脚乱的匆忙准备上司要求的文件资料；面对突然发生的问题或紧急事务束手无策；遇到重大活动重要商务会议时高度紧张；想好的话题又一次被其他人抢先而错失良机；绩效考评，面对总结报告无从下手苍白无力……从事质量管理工作多年，作为职场上的一员，本人也曾经历过从懵懂到娴熟、从菜鸟到熟手的艰难旅程。分享是一种快乐，希望通过下边的话题，能与《特种设备》的读者朋友们分享几点提升工作质量及效率的小经验。
一、分清轻重缓急，事先有预测
上级领导一张嘴，下层员工跑断腿。做具体业务工作的员工固然辛苦，但是也应该从自身角度出发不断总结经验教训，不断尝试新的工作方法，优质高效才是硬道理。
对于从事业务管理、技术服务支持等工作的职场人士而言，日常工作中与文字打交道的时间相当长。除了常用的传真、邮件、书信之外，年度预算、事业计划、工作请示、会议通知、问题通报、会议纪要、行政决定都必不可少。还有项目策划书、统计报表、解释函、邀请函、讲话稿、评审报告、出差报告、不良处理报告、技术提案、技术论文、培训资料、工作联络书、成果介绍、年度总结、述职报告等等不胜枚举。虽然不同性质的工作涉及的工作文书类型不同，撰写的文风和格式要求不尽相同，但是万变不离其宗，要想提升自己的工作效率，迅速成文、少出差错是最基本的要求。
职场多年，我的体会是，事先有预测，分清轻重缓急。毕竟与工作职责有关的内容，经过一段时间的培训与实战，其实你都已经比较清楚了。不妨列个表格，哪些是日常的周期性的工作，哪些是专项任务，哪些是临时追加的，注明完成时间要求，分清楚轻重缓急。例如，领导重视急着催办的，就属于重要且紧急的，需要马上投入时间并精心准备。即便是领导并未要求，我也会在平时注意收集相关资讯，摘录整理以备后用。这些信息一旦有需要，可以迅速查询或提供。当然，这属于重要但不紧急的工作内容。对于不重要但却紧急的，自然需要迅速响应，但是尽可能不拖泥带水浪费时间。对于那些不重要也不紧急的事情，原则上暂时不用去考虑。
二、磨刀不误砍柴工，有备无患
接到一些工作任务时，如果不急，我会首先把相关的信息尽可能多地罗列出来，作为原始素材版本。然后，在脑海中构思提纲，必要时可以在纸上先打个草稿。我甚至在做其它工作时同时会构思另外一件看似不相关的工作。
如何搜集有用的素材也很关键。互联网时代，学会使用搜索引擎是职场人士必修的功课，而且要学会从网络上铺天盖地的海量信息中甄别真伪，选择对自己真正有用的信息。多去图书馆、购书中心，在今天整天捧着手机刷屏的人们看来似乎已经过时了，其实图书馆、购书中心才是真正的知识海洋、信息宝库。
不妨从网上下载、复制大量相关背景的素材，先做流水账，再精简、归纳。即使条件有限暂时没有更合适的素材，也要先充分利用现有素材，再想办法逐步补充完善。毕竟，不完美的答卷也要按时提交，总好过拖延时间迟迟不能完成任务。
我喜欢把每一个工作文档都做成精致的模板。不论是Word文档还是Excel表格、PPT演示文稿，建议你尽可能把每份文稿的版式调整到最佳状态，下次有类似工作需要，直接拷贝粘贴后，简单地修改一下就可以了，这比你每次都重新制作、反复调整效率更高。特别是接到新的任务、第一次做的文档，宁愿多花点时间，反复修改，美化版面，标题、页面边距、行距、表格等都有相应构思，下一次直接复制，更新其中有变化的内容即可。后面的修改，每次大的修改，都不妨保留相应版本的草稿。最好是存成图文并茂、不同篇幅（文字数）的多种版本。这些草稿虽然占了一定电脑空间，却十分有用。今后有类似内容的工作报告时，直接套用就是了，只是每次突出的重点不同而已。这样做是不是有点多此一举？其实不然，很快你就会发现自己快速应对工作事务的能力在悄然提升。
当然，简单地重复之余，每次都有小小的创新是必须的。处处留心皆学问，从领导讲话中发现未来的机会。不要总是抱怨没有机会，总是等待上级分派任务，机会总是属于事先有准备的人。结合工作需要与兴趣爱好，有空就多多收集相关的背景资料，例如政府机构、协会、企业网站的资讯，展览会资料，出差收集的资料，专门的培训资料，各种分享信息，甚至各种随手拍照等。一定要做个有心人，把每件事情用心做到最好。比老板的期望多做一些，自己的期望值再少一些，用来抱怨的时间少一些，比工作要求多做一点，找准切入点，做出差异化，成功就在眼前，用心专注的人都是注定会成功的人。
三、一鼓作气，杜绝拖拉
如何构思工作文稿的基本框架？其实文字编写的小技巧还是有的，先确定主题，再构思框架，然后组织材料，最后撰写（草拟）文稿、修改定稿。
题目是内容的高度浓缩，题目可以修改，但最好是一开始就确定好恰当的题目。框架是文章的骨架，小时候写作文时老师要求我们套用“万能的三段论”，开头是革命形势，中间是具体实践，结尾是决心打算。这样的套路虽然老土却很实用，重点突出，简明扼要。特别是工作中常见的PPT汇报时间有限，内容突出“计划目标、实际进展（成绩与不足）、下一步对策计划”这三点就基本满足实际需要了。
框架也是工作文稿的大提纲，大提纲下面可以有若干个小提纲。谋划全篇、梳理结构、划分层次段落、列提纲，既可以一气呵成，也不妨冷处理，搁置一段时间感觉胸有成竹了再开始正式编写。
不可否认，好文稿是反复修改、精雕细刻出来的。文稿修改的主要包括十个方面：主题、篇章结构、合并同类项、裁剪简化、推敲语言、修改错别字、标点符号、图表美化、篇幅（页数）调整、掌握领导风格（读者需求）。如果是技术总结或专业论文，还需要提炼出关键词（高频词）、中心思想（摘要）。准确把握语气、修辞，考虑法律、伦理、文化、习俗等因素。
一旦思路清晰，考虑成熟了，务必一气呵成，不要拖拉。虽说精雕细琢出佳作，但我个人比较忌讳反复修改。对一篇文稿的断断续续的修修补补，往往会错失了最具新意的灵感。尽可能排除干扰集中精力抖擞精神一鼓作气完成，哪怕是并不完美的初稿，也会在下一步的修改补充中占据主动。
四、零敲碎打（时间管理法）
现代人的工作生活节奏快，每天都似乎忙忙碌碌的。因接听电话、出席会议等打断连贯的思路，这在日常工作中屡见不鲜。因此，当你有新的工作创意或灵感时，务必迅速记录下来，不要放弃。放弃总会有理由，坚持却不是那么容易的事。养成习惯，尽可能雷打不动，坚持不懈。职场高手其实都是在日复一日年复一年的重复中不断总结不断超越的，简单的动作重复一千次就是绝招。
尽可能短期内高度关注、充满激情、专心做好一件事。就像追求你心仪的女孩子一样，锲而不舍。早晨起床后，午餐路途中，洗澡时，正在方便时……时间总是有的，如同海绵中的水，再挤一挤。尽可能随时记录你的灵感火花（微信、博客、小纸片）。你的时间在哪里，你的成就也就在哪里。
五、分享的快乐与魅力
分享是职场人士快速成长的催化剂。同事之间既有相互配合，也难免会有竞争。我很感激那些把自己的工作心得、经验体会分享给大家的职场热心人士，这对新人的帮助尤其显著。毫无保留地把自己的成功经验和心得分享给同事甚至竞争对手，这样做似乎有些傻，但是却可以促使自己时刻保持旺盛的求知欲，随时倒空自己从零开始，就像你要给别人讲课必须保证自己事先充分准备融会贯通一样。分享是一种美德，也彰显出自信的力量。勇于向他人学习，对新知识保持高度敏感，才能避免裹足不前，迅速成长进步。
事实上，分享不仅有利于其他人避免重复犯错，而且有助于建立信赖，获得领导的认可、同事的协助。当然，我们也会遇到这样一些“投机取巧”的人，总想轻松免费获得别人的劳动成果，听取报告时不愿意耐心做学习笔记，热衷于别人直接把文档拷贝给自己。书非借不能读也，自己轻松拥有的，反而常常不懂得珍惜，束之高阁。尊重他人的劳动成果，尽可能自己亲身体会、亲自动手，不断尝试摸索，总结出自己的独有模式并乐于分享，才是相互借鉴、赢得尊重、快速进步的必由之路。从菜鸟到资深，稳扎稳打，切忌投机取巧。宁愿笨鸟先飞，抄谱更靠谱！一首歌听十遍不如自己亲自动手抄写一遍。
职场无涯勤为径，祝你每天进步多一点，工作高效、轻松又喜乐。(本文作者：贺清)
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